Wanneer we het hebben over werk, dan denkt men vaak snel aan die van negen tot vijf baan op een kantoor, waar snelle carrières worden gemaakt. Maar er zijn nog heel veel andere banen waarbij men geen vaste uren maakt of op onregelmatige tijden werkt. Juist; de ploegendienst. In winkels bijvoorbeeld kun je iedere dag andere werknemers op de vloer hebben staan, maar dat geldt ook voor horeca, attractieparken, musea, dierentuinen, de zorg en heel veel andere organisaties waar je werkt met kortere of variabele diensten en urenregistratie. Natuurlijk kun je dit alles bijhouden in excel of een andere spreadsheet. Vooral bij kleinere bedrijven waarbij je met slechts een paar werknemers te maken hebt, zal het goed te doen zijn om zo roosters te kunnen maken en uren bij te houden. Maar wat als je met veel verschillende medewerkers te maken hebt, omdat je bijvoorbeeld over meerdere vulploegmedewerkers beschikt? Dan kies je voor urenregistratie software om het plannen en de uitbetaling van de salarissen te vergemakkelijken.
Wie werkt wanneer
De een kan op maandag en de ander absoluut niet op donderdagen; het maken van een rooster vergt tijd en soms heel wat geschuif en gepuzzel. Met goede urenregistratie software beschik je over een app waarin iedere werknemer met eigen inloggegevens kan inloggen. In de app kan vervolgens worden aangeven wanneer diegene beschikbaar is. Hier kun je natuurlijk in de arbeidsvoorwaarden regels voor opstellen, zoals dat je minimaal drie dagen beschikbaar moet zijn of minimaal een weekenddag per week. Zorg dat iedereen dit geregeld doet en je kan heel gemakkelijk alle diensten inroosteren per week of zelfs per maand. Binnen de app van Werktijden kunnen werknemers tevens verlof aanvragen of diensten ruilen (uiteraard met toestemming van de manager of de roostermakers). Daarnaast kun je inzien met wie je werkt op een dag en wie er op welke locatie aanwezig is, mocht je meerdere locaties hebben binnen je bedrijf. Dat klinkt toch hartstikke handig.
Rekening houden met contracturen
De ene medewerker werkt wellicht 16 uur in de week, een ander heeft een nulurencontract en weer een ander staat fulltime op de vloer. Doordat je in urenregistratiesoftware de profielen van je werknemers hebt staan, samen met het aantal uur dat je werknemers onder contract staan, is het roosteren nog makkelijker. De software houdt namelijk rekening met het aantal uren van de verschillende contracten. Zo kan je werknemer niet snel teveel uren maken. Echter kun je per locatie of afdeling nog een registratie bijhouden met het aantal uren dat er daadwerkelijk gewerkt is door een werknemer. Misschien kon diegene eerder naar huis of juist op een drukke dag een uurtje langer blijven. Je past dit in het rooster dan met gemak aan, zodat de salarisadministratie, maar ook de administratie van overuren of te weinig uren kan worden bijgehouden.
Maar wat kost dat dan?
Natuurlijk wil je eerst weten of bepaalde software ook past bij jouw manier van ondernemen. Daarom is het in veel gevallen mogelijk om de software eerst een paar weken uit te proberen. Bij Werktijden bijvoorbeeld zit je dan niet meteen vast aan een contract, die eerste twee weken zijn geheel vrijblijvend en je trial stopt automatisch, zonder dat je per se moet verlengen. Nu kan het zo zijn dat je de software helemaal geweldig vindt voor het plannen van roosters en bijhouden van uren en verlof. Wat ben je dan maandelijks kwijt om dit te gaan gebruiken? Natuurlijk zijn de prijzen altijd onder voorbehoud, maar deze software kost € 3,60 per werknemer per maand. Daarbij komt nog zo’n € 20 per maand bij om alle modules van de urenregistratiesoftware te kunnen gebruiken voor alle werknemers. Dat kan zo heel veel geld schelen qua arbeidskosten, maar ook zeker aan tijd die je beter aan de onderneming of andere taken kan besteden. Hoeveel het scheelt, dat kan het softwarebedrijf het beste voor je uitrekenen.
Kijk eerst hoe het werkt
Er zijn natuurlijk verschillende soorten urenregistratiesoftwarepakketten om mee te werken en welke het beste bij jou en je bedrijf past, dat kan alleen jij bepalen. Daarom is het goed om vooral veel filmpjes te kijken en reviews te lezen. Door naar andere ondernemers te luisteren en tutorials van het pakket te bekijken, kun je een goede inschatting maken of dit type software geschikt is voor de personeelsplanning van je bedrijf. Neem in alle rust alle informatie tot je, zoals de manier waarop alle gegevens van je personeel binnen de software beveiligd is of hoe je, indien je dat toch wil, de software weer kan opzeggen. Door jezelf goed te informeren en software voor urenregistratie en roosters uit te proberen, kom je er snel achter wat het beste bij je past.
Het advies luidt in ieder geval; maak de planning van roosters makkelijker en gebruik urenregistratiesoftware.
