Het registreren van de werkuren van personeelsleden is iets waar veel bedrijfsleiders vaak nog te weinig aandacht aan besteden. Dat is jammer, want de voordelen ervan reiken erg ver.
Voor je een compleet systeem opzet met als doel de werkuren van je medewerkers bij te houden, wil je natuurlijk precies weten wat je van deze aanpak kunt verwachten. Hieronder lees je alles wat je wilt en moet weten over werktijden bijhouden, de voordelen en de nadelen!
Wat is het doel van urenregistratie?
De werktijden bijhouden van medewerkers heeft een grote invloed op tal van bedrijfsprocessen, maar het voornaamste doel is duidelijk: meer inzicht krijgen in hoeveel medewerkers precies werken en hoeveel werk ze in die tijd kunnen verzetten.
Er bestaan tegenwoordig heel wat maatregelen om uren te registreren, waarvan de meeste een digitaal karakter hebben. Voor je met zo’n systeem aan de slag gaat, verdiep je je best in de voordelen en nadelen van urenregistratie. Onderstaande overzichten kunnen je daar zeker bij helpen.
De voordelen van urenregistratie
Urenregistratie voor personeel is een belangrijke pijler van de meeste bedrijven. In de eerste plaats spreekt het voor zich dat je dit bedrijfsaspect goed doet, want als ondernemer of projectleider wil je natuurlijk weten wat je medewerkers doen en hoeveel uren ze per dag, per week of per maand werken.
De reden daarom is eenvoudig: hoe meer uren je arbeidskrachten werken, hoe meer je ze moet betalen en dat heeft een impact op je winst. Hieronder vind je de belangrijkste voordelen van urenregistratie.
1. Bewijs van je inzet als bedrijf
Als een project niet loopt zoals verwacht, heb je als leverancier van een product of dienst een zogenaamde bewijslast. Dat wil zeggen dat je moet kunnen bewijzen dat de nodige moeite is gedaan om het product of de dienst te produceren of te leveren.
Zonder systeem voor urenregistratie is dat niet bepaald een gemakkelijke opdracht, want hoe geef je zonder enige twijfel aan dat je medewerkers effectief de nodige uren hebben gewerkt? Investeer in een service voor urenregistratie en je hoeft je daar alvast geen zorgen meer over te maken, want de cijfers spreken voor zich.
2. De betrouwbaarheid van je bedrijf
Verkoop je producten aan je klanten? Dan krijgen zij er een fysiek, tastbaar object voor terug. Als dat product voldoet aan de verwachtingen op het vlak van kwaliteit, ontstaat er een vertrouwensband tussen beide partijen. Bij het leveren van een dienst is dat iets minder voor de hand liggend. Klanten zien in zo’n situatie immers niet in abstracte cijfers of een tastbaar product hoeveel moeite erin werd gestoken.
Het bijhouden van de werkuren van personeelsleden is in dat geval een goede buffer, want het zet die moeilijk in te schatten waarde om in duidelijke cijfers. Zo weten je klanten ook altijd waarvoor ze precies betalen.
3. Toekomstige projecten beter plannen
Nog een belangrijk voordeel van urenregistratie voor personeelsleden? Als je er bij de aanzet van een nieuw project voldoende aandacht aan besteedt, is de basis gelegd voor toekomstige werkzaamheden. Dit is zeker het geval als je in één specifieke sector actief bent en wanneer je projecten dus altijd min of meer hetzelfde karakter en dezelfde opbouw hebben.
Als beginnende ondernemer is het een hele uitdaging om precies vast te leggen hoeveel werkuren nodig zijn om een bepaald product af te werken of een dienst te leveren. Naarmate je meer ervaring opdoet, wordt dat gemakkelijker, ten minste als je de gewerkte uren van je personeelsleden goed bijhoudt. Een extra voordeel van deze aanpak is dat je dan ook gemakkelijker de prijs bepaalt die je klanten moeten betalen voor een product of dienst.
De nadelen van urenregistratie
Volledige urenregistratie is interessant, maar er zijn ook een paar struikelblokken aan verbonden. Niet onbelangrijk om te weten als je beslist om een professional of tool in te schakelen voor dit doel. Hieronder de belangrijkste nadelen van urenregistratie.
1. Uren registreren kost tijd en energie
Het is een beetje ironisch, maar het bijhouden van de werkuren van je medewerkers kost natuurlijk ook tijd. Als dat een no-go voor je is, maak je dan geen zorgen: er bestaan wel degelijk heel wat handige, digitale tools die de werklast van urenregistratie voor een groot stuk van je schouders kunnen nemen. Als je gebruik maakt van zo’n systeem, moet je jezelf wel eerst een aantal vragen stellen:
- Wil je een vast budget inrichten voor een bepaald project?
- Wil je de urenregistratie zelf kunnen doen of besteed je het liever uit?
- Hoe beïnvloedt het gebruik van zo’n tool de rest van je bedrijf?
Beantwoord deze vragen het liefste ruim op voorhand, zodat je zeker weet waar je naar op zoek bent. Een goede tip: spreek ook eens met mensen in je professionele netwerk die al gebruik maken van zo’n tool om hun ervaringen te kennen!
2. Urenregistratie kost geld
In de meeste gevallen kost urenregistratie van personeelsleden geld, hoewel er tegenwoordig ook heel wat goedkopere opties bestaan. De meeste van die digitale tools of professionele diensten zijn niet gratis, maar toch kan je er heel wat voordeel uit halen als je ze correct gebruikt.
Houd dus altijd rekening met je budget voor je met een professionele partner in zee gaat en weeg de kosten af tegen de baten. Het zou jammer zijn dat het bijhouden van werkuren ervoor zorgt dat er minder werkuren te verdelen vallen, omdat je als onderneming te weinig financiële marge hebt.
3. Weerstand van medewerkers
Urenregistratie voor personeel is slim vanuit praktisch oogpunt, maar vaak valt het idee niet bepaald in goede aarde bij de werknemers zelf. Het risico bestaat dat je personeelsleden het gevoel krijgen dat je ze niet helemaal vertrouwt en dus achter hun rug wilt meekijken om te weten hoeveel ze nu eigenlijk écht werken.
De beste manier om de integratie van een urenregistratiesysteem te vergemakkelijken, is door dit concept op de juiste manier aan te snijden en er over een transparante, eerlijk manier over te praten. Als dat lukt en je medewerkers het gekozen systeem ook nog eens goed gebruiken, valt er met urenregistratie heel wat te bereiken.
