De zakenwereld wordt door velen als erg ‘klinisch’ omschreven. Helaas hangt hier nog te vaak een negatief imago aan, terwijl dat niet altijd gegrond is. Sterker nog, dat iets ‘klinisch’ is, kan juist zorgen dat de professionaliteit van een bedrijf omhoog gaat. Tuurlijk is er dagelijks tijd voor een praatje bij het koffiezetapparaat, maar als iedereen zelf gaat bepalen wat hij of zij doet, zal de productiviteit ergens stranden.
Een van de meest essentiële aspecten van professionaliteit in het bedrijfsleven is de manier waarop bedrijfsdocumenten worden opgesteld en beheerd. Deze documenten, waaronder een arbeidscontract, vormen de juridische en operationele basis van je bedrijf. In dit artikel laten we zien hoe deze documenten de sleutel zijn tot zakelijke professionaliteit en hoe je ze effectief kan beheren.
Het belang van bedrijfsdocumenten
We starten met een aantal redenen waarom bedrijfsdocumenten zo cruciaal zijn bij het runnen van een bedrijf.
- Duidelijke communicatie
Goed opgestelde documenten zorgen voor duidelijke communicatie tussen alle betrokken partijen. Ze voorkomen misverstanden en onduidelijkheden. Er staat letterlijk op papier wat er wordt verwacht en waar iemand bijvoorbeeld verantwoordelijk voor is. Een ‘welles-nietesdiscussie’ is makkelijk te voorkomen. - Professionaliteit
Het correct opstellen van documenten toont aan dat uw bedrijf professionele en serieus is. Het wekt vertrouwen bij klanten, investeerders en partners, maar ook bij je werknemers en jezelf als werkgever. - Wettelijke naleving
Veel bedrijfsdocumenten zijn wettelijk verplicht, zoals arbeidscontracten die moeten voldoen aan de arbeidswetgeving. Het niet naleven van deze wetten kan leiden tot juridische problemen en boetes. Het is daarom van groot belang dat je je als bedrijf hierin professioneel opstelt.
Nu je een van de belangrijkste redenen weet waarom bedrijfsdocumenten zo belangrijk zijn, zullen we een aantal voorbeelden geven. Het wordt duidelijk hoe het in de praktijk te werk gaat.
#1 Geheimhoudingsverklaring
Een geheimhoudingsverklaring, ook wel NDA (non-disclosure agreement) genoemd, regelt de vertrouwelijkheid van een bedrijfsinformatie. Het document wordt ingezet wanneer er informatie wordt gedeeld met anderen, dat verder niet openbaar mag worden gemaakt of met nog weer anderen gedeeld wordt. Er staat onder andere in wat de mogelijke gevolgen zijn van schendingen (zoals juridische stappen) Een NDA is daarmee bedoeld om de bescherming van bedrijfsinformatie te waarborgen.
#2 Arbeidscontracten
Je hebt het woord al een paar keer zien staan, maar een arbeidscontract kan worden gezien als ongeveer de belangrijkste schakel tussen werkgever en werknemer. Het omvat zaken zoals functiebeschrijving, salaris, werktijden, vakantiedagen, pensioensregeling en andere arbeidsvoorwaarden. Het contract vermeldt de duur van het dienstverband, eventuele proeftijden en de toepasselijke wet- en regelgeving. Het is een juridisch bindend document, dat beide partijen beschermt en de basis vormt van de arbeidsrelatie. Zelfs bij familie en vrienden wil je een dergelijk contract opstellen, om latere onduidelijkheden te voorkomen. Mondelinge afspraken lijken bindend, maar als het puntje bij het paaltje komt, heb je nauwelijks een poot om op te staan.
Al met al kunnen we dus concluderen dat de zakelijke professionaliteit van een bedrijf wordt verbeterd wanneer de bedrijfsdocumenten op orde zijn. Gaat het om grote bedrijven, dan zal je zien dat er ook werknemers zijn die hier zich dagelijks mee bezig houden. Je behoudt het overzicht en komt niet voor verassingen te staan.
